Credit management is vaak een jongleer spel. Je wil als onderneming hebben dat je klanten op tijd betalen. Van de andere kant wil je de relaties niet laten verpesten door hen voortdurend te achtervolgen voor betaling of door verkeerde methodes te hanteren die bij de klant in het verkeerde keelgat schieten. Het kan soms een vicieuze cirkel worden. Het onvermogen van jouw debiteuren om op tijd te betalen kan ertoe leiden dat je zelf schuldenaars niet op tijd kunt betalen.

Hoe pak je credit management op een diplomatieke manier aan?

Iedereen wil op tijd betaald worden. Het is begrijpelijk dat het verzamelen van betalingen bovenaan staat op de prioriteitenlijst voor de meeste bedrijven. Hoewel het belangrijk is om jouw klanten duidelijk te maken over de noodzaak van tijdige betaling, is het net zo belangrijk om ervoor te zorgen dat je dit niet op een agressieve manier doet. Het zou immers de klanten kunnen weerhouden zaken te gaan doen met jouw onderneming.

Vier tips om betalingen te stimuleren zonder opdringerig over te komen

Het is van vitaal belang dat je als bedrijf duidelijke betalingsvoorwaarden hebt opgesteld die zwart-wit voorzien zijn van een handtekening. Als de krediettermijn is overschreden, kan je een claim starten met een herinneringsbrief of een rechtstreeks telefoongesprek. Er zijn verschillende redenen die klanten kunnen geven voor te late betaling of niet-betaling. Hieronder de meest voorkomende uitvluchten en hoe je die kan behandelen.

Zelf terug bellen

Het is belangrijk dat je controle krijgt over deze situatie. Je speelt kort op de bal en stelt een bepaald uur en datum voor wanneer je klant tijd voor je kan vrij maken. Op deze manier weten ze op voorhand dat ze de volgende kaar als je belt een acceptabel antwoord moeten klaar hebben. Het initiatief zelf nemen en niet de klant laten bepalen om terug te bellen.

Betaling is onderweg via de post

Bij dit antwoord vraag je enkele details om te kijken dat de klant geen smoesje aan het verzinnen is. Zo kan je vragen naar het cheque nummer, het bedrag, de datum waarop het werd verzonden. Als je geen storting hebt ontvangen na een paar dagen, hou je best de vinger aan de pols en bel je terug over de stand van zaken. Voorzie altijd dat de klanten je online kunnen betalen.

Factuur staat in het computersysteem voor betaling

Dit kan zeer waarschijnlijk zijn, zowel voor kleine als grote ondernemingen. Kleine bedrijven hebben geen accountteam ter beschikking. Daarom kan het voor de leverancier soms langer duren om te worden betaald. Voor grote bedrijven vraag je op een hoffelijke manier om de betaling procedure in gang te zetten.

Persoon die factuur moet betalen momenteel niet beschikbaar

Het is mogelijk dat iemand de taken niet kent van zijn collega, ook al werkt hij of zij op dezelfde afdeling. Zoek uit wanneer betrokken persoon terug komt en vraag om hem of haar op de hoogte te brengen van je telefoontje. Als deze situatie meer dan een of twee keer voorkomt, kan je best contact opnemen met een hoger management niveau.